【「無駄な会議」から卒業！会議を改善する方法 】
こんにちはレキオ上郷です。
「無駄な会議」にうんざりしていませんか？
会議に参加した、あるいは進行役をした際に
・話が進まない
・結論が出ない
・時間が長い
・会議が多い
というような悩みを抱えたことがあるのではないでしょうか。
いつまでも結論が出ないために何度も繰り返される「無駄な会議」を「効果的な会議」へと改善する方法を、たった4ステップで徹底解説します。
会議を効率化するには、改善するポイントと会議を進める基本があります。
収益に貢献できない会議は時間だけでなく、コストの無駄遣いになります。
「無駄な会議」をなくすため、是非この４ステップの内容を実践してみましょう。
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ステップ1：「無駄な会議」になる理由
目的が決まっておらず
日程だけ決まっている会議は無駄になりやすいです。
事前の準備不足で会議参加者に
どの趣旨の会議か伝えていない場合も無駄になりがちでしょう。
会議の進行役のファシリテーターのスキルが低い場合も
グダグダな会議になりやすいです。
上記の理由以外にも「無駄な会議」になる理由と原因を
考えてみると良いでしょう。
ステップ2：会議を改善させるポイント
ステップ１で把握した無駄な会議になる理由と原因を元に
改善策を見出していきましょう。
事前に会議の目的を明確にし
参加者で共通認識することで
有意義な会議ができるはずです。
その為に
事前の会議資料の配布や
参加する人の選定を行うなどの
事前準備が必要不可欠な要素となります。
限られた時間の中で行う会議なので
時間配分の徹底も大事になってきます。
さらに事後に会議の運営について
評価を行うことで今後の会議改善に繋げます。
会議の環境を整えることで
常に効率の良い会議の運営が
捗ることでしょう。
ステップ3：会議のルールと進め方
事前に会議参加者に周知して
会議開始時間に間に合わせるように
場を整えていきましょう。
参加者全員が
「この会議の目的とは何か？」
「この会議でもと求めるゴールは何か？」
を共通認識しておく必要があります。
その為に必要な資料や
会議のテーマを事前に考えておいてもらえるように
宿題を出しておく、というのも良いでしょう。
ステップ4：進行役で会議の質は変わる
・進行役は成功のキーマン
進行役は議長や司会、ファシリテーターなどと呼ばれます。
場の空気を察して臨機応変に対応できることが望ましいです。
進行役は話し上手が良いと言われますが
それ以上に聞き上手であることが重要です。
進行役の役割は会議をコントロールして
軌道修正しながらもスムーズに進めていくことに尽きます。
会議の内容をまとめる議事録をつける書記を兼任するか、任命することも大事です。
会議の終わりには議題の決定事項を議事録にまとめ、
参加者に最終確認を行い決定事項の承認を取ることで
後の活動の妨げを防ぐことができるでしょう。
上記４つのステップを適用することで
今まで有意義な会議ができなかった人々の助けになるはずです。
ぜひ、あなたの会議に取り入れて
有意義な会議を行うことで
あなたや組織の目的を果たしていきましょう。
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